Как эффективно организовать процесс обучения персонала?

Организация обучения персонала

Happy Job
28 июля 2023

Как повысить продуктивность команды без увеличения нагрузки, удерживать лучших и одновременно развивать вовлеченность? Вкладываться в обучение сотрудников! О том, как правильно организовать этот процесс, а также извлечь из него максимальную пользу расскажем в статье.

Содержание статьи:

Роль обучения персонала в управлении

Университетских знаний и навыков обычно недостаточно для эффективного выполнения рабочих обязанностей. Потому что теория не равна опыту. Но даже когда опыт появляется — это не повод останавливаться на достигнутом. Особенно если вы работаете в IT или другой быстроразвивающейся сфере. Компании, которые стремятся оставаться конкурентоспособными, не будут экономить на обучении сотрудников.

Цели обучения сотрудников
Цели обучения сотрудников
Цели обучения сотрудников
Цели обучения сотрудников

Преимущества обучения

Обучение персонала обладает множеством плюсов для компании:

  • Повышение производительности. От уровня компетенций сотрудников напрямую зависят бизнес-результаты компании, а также выполнение стратегических планов.
  • Снижение текучести. Поскольку сотрудники регулярно повышают свою квалификацию, отсутствует необходимость увольнять одни кадры и набирать другие. Кроме того, люди могут в полной мере реализовать собственные карьерные амбиции — это тоже влияет на удержание.
  • Из предыдущего преимущества вытекает следующее – сокращение затрат на подбор кадров.
Важный плюс обучения
Важный плюс обучения
Важный плюс обучения
Важный плюс обучения
  • Повышение мотивации. Возможность расти и развиваться – один из мощных стимулов для сотрудников, поскольку он связан с продвижением по карьерной лестнице и ростом заработной платы.
  • Рост лояльности и вовлеченности. Обучение персонала формирует образ заботливого руководителя, который прислушивается к сотрудникам, в свою очередь, сотрудники начинают рекомендовать компанию в качестве работодателя и стремятся выполнять работу как можно лучше.
  • Повышение эффективности работы специалистов за счет повышения уровня их квалификации.
  • Сохранение конкурентоспособности компании – персонал, который постоянно обновляет свои знания, способен быстрее адаптироваться к изменениям внешней среды.

Виды обучения

Всего существует 3 вида обучения сотрудников:

  • Профессиональная подготовка. Это процесс получения сотрудниками новых знаний, которые необходимы для выполнения конкретных задач в рамках определенной должности. Один из примеров такого обучения — секретные курсы Apple. Их проводят внутри компании, цель курсов — познакомить сотрудников с корпоративной культурой и историей.
  • Повышение квалификации. Подходит для сотрудников, у которых произошли изменения в их сфере специализации, например, добавились новые задачи. Этот вид обучения поможет сотруднику быстро освоить новые направления работы и продолжать выполнять ее качественно. Также повышение квалификации часто становится условием для продвижения по карьерной лестнице.
  • Переподготовка персонала. Данный вид обучения подходит для сотрудников, к сфере деятельности которых радикально изменились требования или для тех, кто сменил профессию. Цель обучения — помочь человеку адаптироваться.

Методы обучения

Методов обучения существует множество. Выбор определенного зависит от конкретных целей компании, уровня текущей квалификации персонала и доступных ресурсов.

Семинары

Самый простой способ донести информацию. Семинары могут быть ориентированы на различные аспекты работы: развитие навыков коммуникации, лидерство, управление проектами и многое другое. Формат — очный или дистанционный. Все зависит от специфики бизнеса. В программу обучения входят дискуссии, практические упражнения и кейс-стади. Минус подхода — семинары обычно имеют общую программу обучения для всех, индивидуальные потребности не учитываются.

Лекции

Формат схож с семинарами. Лекции могут проходить в формате презентаций с использованием визуальных материалов, таких как слайды, графики или диаграммы, чтобы улучшить понимание и запоминание информации.

Минус подхода — односторонний формат подачи информации, а также отсутствие возможности проверки полученных знаний. Поэтому рекомендуется комбинировать лекции с другими интерактивными методами, такими как дискуссии, групповые задания или практические упражнения.

Вебинары и видеоуроки

Вебинары позволяют участникам получать информацию и обучаться в режиме реального времени. Плюсы такого формата: дистанционность, возможность задавать вопросы и взаимодействовать с преподавателем через чат или видеоконференцию.

Видеоуроки — заранее записанные видеоматериалы. Записав видеоурок однажды, компания может использовать его снова и снова. А еще его можно поставить на паузу и просматривать в любое удобное время. Эффективность метода зависит от навыков лектора и способов подачи информации.

Производственный инструктаж

Производственный инструктаж – процесс, при котором новичку объясняют его рабочие обязанности и функции. Также предоставляется информация о правилах, процедурах и технике безопасности, выдаются необходимые инструкции и рекомендации. Целью инструктажа является адаптация к рабочей среде и процессам компании.

Копирование

Новичок учится, наблюдая за процессом работы более опытного сотрудника и стараясь в точности повторить его действия. Важно, чтобы человек не только копировал, но и задавал вопросы, уточнял, почему опытный сотрудник выполняет определенные действия и какие принципы лежат в основе работы. Это поможет лучше понять суть деятельности.

Коучинг, менторинг, наставничество

Системы обучения, при которых опытный сотрудник помогает развиваться молодому специалисту, делясь своими знаниями. Все три подхода предоставляют индивидуальную поддержку, учитывая уникальные потребности и цели каждого специалиста. Это помогает создать персонализированную и эффективную программу развития.

Наставник и новичок
Наставник и новичок

Ротация

Перевод сотрудников на разные должности внутри компании, чтобы они могли получить опыт работы в нескольких областях. Метод часто используют в фирмах, где важна взаимозаменяемость персонала.

Еще одна польза ротации — когда сотрудники имеют опыт в разных областях, они лучше понимают бизнес-процессы и видят точки роста компании. Также это способствует более эффективному взаимодействию в команде.

Метод усложняющихся заданий

Сотрудник получает все более сложные задачи. Во-первых, это повышает его эффективность по решению мелких типовых задач. Во-вторых, научит по-разному смотреть на проблему. В-третьих, метод усложняющихся заданий способствует развитию креативного мышления и поиску инновационных решений.

Кейс-метод

Сотрудникам предоставляются реальные проекты, что помогает им применять теоретические знания на практике, развивать аналитические навыки. Также метод дает возможность для коллективного обсуждения и обмена опытом.

Деловые игры

Работники получают новую информацию «разыгрывая» определенные ситуации. В таком формате информация усваивается легче. Обычно после непосредственного проведения игры происходит «разбор полетов», который помогает выявить и исправить допущенные ошибки.

Как организовать обучение сотрудника

Для организации обучения следуйте определенному алгоритму:

Шаг 1. Подготовка

Важно четко определить цели обучения. Необходимо понять, какой результат должен быть достигнут: повышение мотивации, развитие профессиональных навыков или подготовка к новым направлениям деятельности. Для этого изучите текущие потребности компании и сотрудников.

Также важно составить модель компетенций и четко прописать «мягкие» (soft) и «жесткие» (hard) навыки, необходимые для каждой должности. Если модель уже есть, проверьте ее актуальность. Учитывайте изменения в бизнесе, технологические тренды и развитие отрасли, чтобы убедиться, что модель отражает современные требования.

Важно также учитывать индивидуальные потребности и желания специалистов к развитию, чтобы максимально эффективно использовать время и ресурсы.

Весь цикл обучения
Весь цикл обучения
Весь цикл обучения
Весь цикл обучения

Шаг 2. Определяем проблемные области

Следующий шаг — понять, каких знаний, навыков и компетенций недостает сотрудникам. Это можно сделать с помощью нескольких методов.

Анализ результатов работы

Изучите результаты работы каждого сотрудника, чтобы выявить, где возникают проблемы и ошибки. Минус подхода — трудозатратность. А еще подход дает сосредоточиться только на выявлении узких мест, но не позволяет определить сильные стороны и потенциал сотрудника.

Интервью

К интервью нельзя подготовиться. Это отличный способ узнать, как человек принимает решения в реальных или смоделированных ситуациях, а также как он адаптируется к неожиданным обстоятельствам. Еще один неоспоримый плюс интервью — это возможность оценить коммуникативные навыки человека, включая его способность задавать вопросы, слушать, выражать мысли, устанавливать контакт с собеседником и отстаивать свою точку зрения.

Минус подхода — оценка на основе интервью может быть субъективной, основанной на личных предпочтениях и впечатлениях интервьюера.

Оценка 360

Метод позволяет получить обратную связь от коллег, руководителей и подчиненных сотрудника. Лучше всего проводить его с помощью специализированных платформ. Например, FeedbackX. Это поможет увидеть более полную картину.

Все, что потребуется сделать — загрузить модель компетенций и настроить круг лиц, которые работают с оцениваемым. Геймификация и современные UX-технологии в опросе обеспечивают максимальный интерес — до 97,5%, а также максимально правдивые ответы.

Примеры вопросов в оценке 360 на платформе FeedbackX

Сразу после опроса, HR, руководители и сотрудники видят результаты в личном кабинете. Все данные анонимны. Вычислить того, кто дал оценку невозможно. Сводные отчеты для руководителей и HR формируют рейтинги сотрудников и необходимый GAP-анализ. Персональные отчеты укажут на сильные и слабые стороны.

Также платформа помогает автоматически ставить цели по личному развитию каждому сотруднику. Возможна интеграция с матрицей тренингов.

платформа для опросов

Оцените навыки своих
сотрудников прямо сейчас

Тестирование

Тестирование, особенно письменное, является одним из распространенных методов оценки персонала. Можно использовать готовые тесты на поведение в конфликтной ситуации (Томас-Килманн), на оценку эмоционального интеллекта (Голдман) или разработать собственные под задачи компании.

Кейсы

Кейсы – полезный инструмент для оценки различных качеств персонала. Они могут представлять собой задания, которые требуют применения конкретных знаний, навыков и аналитического мышления (hard skills). Они также могут быть ориентированы на оценку soft skills (тогда там даются описания ситуаций), таких как коммуникация, решение проблем, лидерство и т.д.

Комбинация перечисленных подходов позволит получить более полную картину о компетенциях и потребностях в развитии сотрудников.

Шаг 3. Разработка плана обучения

Необходимо разработать план обучения, который будет соответствовать потребностям персонала и компании. В плане должны быть определены цели, задачи, форматы, методы и сроки.

Подумайте, сколько сотрудников будут участвовать в обучении? Будет ли это персональный подход или одинаковые занятия для всех? Кто отвечает за составление программы? В зависимости от выбранного формата, может потребоваться поиск специалистов на аутсорсе или подготовка внутренних менторов, которые будут осуществлять обучение.

Важно найти подходящего коуча
Важно найти подходящего коуча

Шаг 4. Процесс обучения

После разработки плана обучения можно приступать к его реализации. Перед этим подготовьте персонал. Некоторые руководители просто ставят людей перед фактом. Но гораздо эффективнее будет подвести их к мысли, что обучение – необходимая часть работы в компании часть корпоративной культуры. Для этого можно провести собрание, где в формате презентации рассказать о плане обучения, его целях и преимуществах, а также ответить на вопросы.

Шаг 5. Оценка эффективности обучения

Оценка эффективности позволяет определить, были ли достигнуты поставленные цели и задачи:

  • Попросите обратную связь от самих сотрудников через опросы и узнайте, насколько им было полезно обучение;
  • Оцените знания и навыки, полученные сотрудниками в процессе обучения с помощью тестов и экзаменов;
  • Наблюдайте за работой сотрудников после обучения. Повысилась ли эффективность?
  • Сравните затраты на обучение и объем полученной выгоды;
  • Используйте методы Дональда Киркпатрика, Блума, Джека Филипса, биопараметрической оценки, оценки управления по целям, BSC и KPI.

Каждый из перечисленных способов позволяет оценить эффективность обучения с разных точек зрения и получить важную информацию для дальнейшего совершенствования этого процесса.

ТОП-5 рекомендаций для запуска эффективной образовательной программы

№1: Позволяйте своим сотрудникам делать перерывы

Перерывы имеют важное значение. Они позволяют снять напряжение и дают возможность мозгу восстановить концентрацию. После короткой передышки сотрудники будут более эффективно усваивать информацию и продолжить обучение с новыми силами.

№2: Используйте технологичные платформы

Cистемы онлайн-обучения дают возможность автоматизировать рутинные процессы, что значительно облегчает управление образовательной программой. Они могут, например, создавать отчеты об успеваемости, проверять тестовые задания и отправлять напоминания о необходимости изучить материал.

№3: Формируйте культуру непрерывного обучения

Поощряйте сотрудников к саморазвитию, участию в тренингах, конференциях и других образовательных мероприятиях. Создайте атмосферу, где обучение приветствуется и ценится.

Непрерывная культура развития
Непрерывная культура развития

№4: Используйте разнообразные методы обучения

Варьируйте методы обучения. Используйте лекции, интерактивные и практические занятия, кейсы, бизнес-игры и т.д. Разнообразие подходов поможет лучше воспринимать и усваивать материал.

№5: Персонализируйте образовательные программы

Учитывайте индивидуальные потребности и уровень знаний каждого сотрудника. Предоставляйте возможность выбора из различных форматов, курсов, а также обеспечивайте поддержку наставников для достижения максимальной эффективности обучения.

Как часто нужно проводить обучение сотрудников

Частота обучения сотрудников зависит от многих факторов, таких как: сфера деятельности компании, уровень конкуренции на рынке, изменения в законодательстве и технологиях. Однако, в целом, рекомендуется проводить обучение не реже одного раза в год. Это позволит поддерживать уровень знаний и навыков персонала на актуальном уровне. Кроме того, при внедрении новых технологий или изменении бизнес-процессов необходимо проводить дополнительное обучение.

Резюме

Обучение играет важную роль в управлении персоналом, поскольку оно способствует повышению производительности, улучшению качества работы, удержанию талантливых сотрудников и быстрой адаптации к изменениям. Организация этого процесса с учетом потребностей сотрудников и создание поддерживающей среды поможет максимизировать выгоду от процесса и достичь лучших результатов.

Инвестируйте в развитие персонала, ведь люди — ваш главный ресурс.

Вам может понравиться

Чтобы развиваться, каждый бизнес должен быть «на связи» со своими клиентами. Одна из площадок для сбора обратной связи от покупателей – соцмедиа. Поговорим о том, как наладить диалог с клиентами в социальных сетях.
Объясняем, как устроен опрос и какую роль в нём играет конфиденциальность респондентов.
Основной приоритет кадровой политики последних лет — удержание ключевых специалистов, развитие программ горизонтальной мобильности и внутреннего переназначения. При смещении фокуса с найма необходима хорошая система оценки персонала.
Читать другие материалы >