Что такое эффективное взаимодействие между отделами
Запросить демо

Как наладить взаимодействие между отделами компании

Happy Job
26 июня 2024

Сотрудники могут отлично ладить внутри своего отдела, но при этом соперничать с коллегами из других подразделений, вступать с ними в конфликты или перекладывать на них ответственность за бизнес-процессы. От этого страдает качество не только внутреннего, но и внешнего сервиса. В этой статье разбираемся, как компании наладить эффективное взаимодействие между отделами, а заодно повысить качество своих продуктов и услуг.

Содержание статьи:

Что значит эффективное межфункциональное взаимодействие

Эффективное взаимодействие между отделами — это процесс слаженного сотрудничества, которое направлено на достижение общих целей компании. Его отличает четкое распределение обязанностей и ответственности, взаимное уважение, регулярная и прозрачная коммуникация, а также стремление к улучшению бизнес-процессов.

А вот последствия нарушенного кросс-функционального взаимодействия:

  • снижение общей продуктивности и результатов компании;
  • трудности в реализации проектов;
  • ухудшение клиентского опыта;
  • дублирование задач;
  • нарушение сроков;
  • падение мотивации персонала.

Чтобы обеспечить продуктивную совместную работу подразделений организации, изучите несколько рекомендаций по улучшению взаимодействия между ними.

платформа для опросов

Оцените качество внутреннего
сервиса в компании

Как улучшить взаимодействие между отделами компании

Информируйте сотрудников

Одна из главных причин неэффективного взаимодействия между отделами — недостаток или полное отсутствие информации о задачах, целях и достижениях друг друга. Бывает так, что сотрудники одного подразделения даже не имеют представления о том, чем занимаются коллеги из смежных команд. На основании одних только отрывочных наблюдений и домыслов они могут сделать вывод, что пока их отдел работает в поте лица, другие с утра до вечера болтают на отвлеченные темы и не делают ничего полезного.

Чтобы изменить эти ложные убеждения и повысить информированность персонала, сделайте следующее:

  1. Периодически устраивайте общие встречи отделов, например, маркетинга и продаж, бухгалтерии и финансов, снабжения и логистики — это поможет разным командам понять особенности работы друг друга и поспособствует здоровому дискурсу.
  2. Используйте внутренние каналы связи (рассылки, сообщения в корпоративных мессенджерах и т.д.) для информирования персонала о новостях организации и успехах конкретных подразделений. Это будет особенно полезным для удаленных сотрудников, которые не всегда в курсе того, что происходит в офисе.
  3. Создайте и разместите в общем доступе оргструктуру компании, чтобы каждый сотрудник знал, кто из специалистов чем занимается и по каким вопросам к ним можно обратиться.
Межфункциональное взаимодействие мем
Проблемы в коммуникации между отделами тормозят рабочие процессы

Установите четкие цели на уровне компании

Чтобы все отделы были заинтересованы в сотрудничестве, персонал должен знать общие цели организации и понимать ценность вклада каждого подразделения. Понятные цели помогают упростить коммуникацию между отделами и способствуют более сплоченной работе.

Как правильно ставить цели:

  • используйте специальные методики, например, SMART, CLEAR или FAST;
  • указывайте реалистичные сроки исполнения;
  • пересматривайте цели подразделения не реже раза в квартал;
  • регулярно оценивайте прогресс и вносите коррективы.
Взаимодействие между отделами
Понимание общей цели способствует сплоченной работе

Создайте регламент взаимодействия между отделами

Спорные ситуации, когда никто из отделов не хочет выполнять задачу, потому что это «не их зона ответственности», можно решить с помощью регламента взаимодействия. Это документ, в котором закреплена структура сотрудничества подразделений компании и обязанности каждого из них. Важно, чтобы все сотрудники о нем знали, правильно понимали и следовали ему. Сам регламент можно представить в формате тренинга, а для закрепления материала провести тестирование.

Пример регламента межфункционального взаимодействия
Регламент взаимодействия между отделами
Пример регламента межфункционального взаимодействия

Поощряйте обмен опытом

Некоторые команды предпочитают держаться обособленно от других подразделений, что в итоге приводит к групповому мышлению и снижению инновационности. Причиной этому может быть конкуренция за ресурсы или признание внутри компании, разный подход к работе (например, творческий у SMM-отдела и структурированный у бухгалтерии), а также нежелание что-либо менять в своем подразделении.

Задача руководителя — донести до подчиненных, что объединение усилий с другими отделами важно как для компании, так и для их профессионального развития. Например, можно провести тренинг по межфункциональному взаимодействию, перечислить преимущества обмена лучшими практиками и полезной информацией с коллегами, объяснить, в чем выгода такой синергии.

Взаимодействие между отделами компании
Слаженная работа с коллегами дает лучший результат

Развивайте коммуникативные навыки

Для эффективного межфункционального взаимодействия требуются понимание его механизмов и навыки коммуникации. Поскольку руководитель — пример для своих подчиненных, важно, чтобы он умел решать конфликты, находить компромиссы и учитывать интересы участников бизнес-процесса. Перенимая поведение лидера, сотрудники постепенно научатся договариваться и выстраивать совместную работу с коллегами из других подразделений. Прокачать коммуникативные навыки можно с помощью тематических тренингов, курсов и литературы. Главное — как можно чаще применять полученные знания на практике.

Сформируйте культуру доверия

Зачастую сотрудники предпочитают замалчивать проблемы в работе подразделения или не предлагают идеи по улучшению коммуникации с другими отделами из-за страха критики. Поэтому руководителю важно обеспечить психологическую безопасность членам своей команды, интересоваться их мнением, честно отвечать на вопросы и корректировать рабочие процессы на основе предложений.

Устраивайте корпоративные мероприятия

Общение с коллегами в неформальной обстановке поможет сотрудникам лучше узнать друг друга, найти единомышленников, наладить отношения и сгладить острые углы в рабочей коммуникации. Сплочению команды способствуют спортивные мероприятия, волонтерские инициативы, различные челленджи, комьюнити по интересам, тимбилдинги и прочие совместные активности.

Как оценить качество взаимодействия между отделами

Нет универсального способа выстроить эффективное взаимодействие между отделами — в каждой компании свои факторы, которые ему препятствуют. Поэтому сначала необходимо выявить «боли» каждого отдела, а затем приступать к внедрению изменений.

Проанализировать качество межфункционального взаимодействия поможет онлайн-платформа Happy Service. Оценка происходит по трем критериям:

  1. Готовность помочь — уважительное отношение, внимание к потребностям клиента, адекватная реакция на критику и прочее.
  2. Время процесса — промежуток времени от получения информации и ресурсов для работы до передачи результата клиенту.
  3. Качество результата — соответствие результата ожиданиям клиента или принятым в компании стандартам.

В отдельном поле респонденты могут в свободной форме поделиться мнением о работе подразделения. Критика, предложения и идеи сотрудников — все это важно для руководителя и HR при разработке плана улучшения бизнес-процессов.

Оценка межфункционального взаимодействия на платформе Happy Service

После подсчета баллов каждому отделу присваивается индекс процесса — средний балл по трем критериям, а платформа предлагает рекомендации по работе над проблемными метриками.

Преимущества платформы Happy Service:

  • готовая PR-кампания опроса (инфомакеты, видеоролики, письма и др.);
  • 100% гарантия анонимности;
  • понятный и приятный интерфейс;
  • геймификация (иллюстрации и анимация) в вопросах;
  • результаты исследования доступны сразу;
  • отчеты обновляются в режиме реального времени;
  • встроенные рекомендации по улучшениям от экспертов;
  • выгрузка отчетов в 1 клик в форматах pptx, pdf, xls.

Важно помнить, что налаживание эффективного взаимодействия между отделами — длительный процесс, который требует вовлеченности руководства и персонала.

Резюме

От того, насколько слаженно взаимодействуют разные отделы, зависит успех компании и качество ее продуктов или услуг. Эффективной коммуникации между командами обычно мешают недостаток информации, непонимание целей подразделения и организации, низкий уровень доверия к коллегам и руководству, а также нежелание сотрудничать по разным причинам. Чтобы наладить кросс-функциональное взаимодействие, необходимо выявить ключевые проблемы с помощью опроса сотрудников и на основе его данных принять релевантные меры для улучшения бизнес-процессов.

Вам может понравиться

Опросное исследование не получится, если респонденты не понимают, что у них спрашивают. В этой статье мы разберёмся, как правильно формулировать вопросы и ответы и с помощью каких инструментов можно наилучшим образом раскрыть их смысл.
Оценка NPS – достаточно простой в обращении метод. Он содержит один-единственный вопрос, а для интерпретации ответов не требуется специальных навыков. Тем не менее, есть нюансы, на которые следует обратить внимание.
Еженедельный пульс-опрос – оптимальный инструмент для отслеживания динамики по какой-то теме. Как сотрудники адаптируются к удалёнке? Как новая корпоративная культура влияет на лояльность? Как изменения в системе KPI отражаются на вовлечённости?
Читать другие материалы >