Что такое ретроспектива, как и зачем проводить ретроспективный обзор в компании

Ретроспектива: как и зачем ее проводить

Happy Job
25 декабря 2023

Конец года — лучшее время, чтобы собраться с командой, вспомнить успехи и неудачи, проанализировать ошибки, сделать выводы, а также поставить цели на следующие 12 месяцев. В материале разбираем, как провести ретроспективный обзор года с пользой для всей компании.

Содержание статьи:

Что такое ретроспектива

Ретроспектива — это периодические встречи команды, которые дают сотрудникам возможность обменяться мнениями о рабочих проектах и согласовать действия с общей миссией компании. Она помогает осмыслить прошлый опыт, выявить области для улучшения и генерировать идеи для развития.

Изначально этот инструмент был частью методологии Agile, но затем стал применяться для любой команды или рабочей группы, независимо от их подхода к управлению проектами.

Зачем проводить ретроспективу года

Годовая ретроспектива необходима для успешного планирования. Члены команды могут поразмышлять о победах и неудачах и понять, какие подходы оказались эффективные и их можно использовать в дальнейшем, а какие нет.

Многие команды сразу приступают к планированию и не тратят время на рефлексию. Из-за этого они рискуют повторно совершать ошибки и сталкиваться с одними и теми же проблемами.

Проведение ретроспективы позволяет:

  • собрать обратную связь от сотрудников об условиях труда, корпоративной культуре и системе мотивации;
  • выявить слабые места в рабочих процессах и разработать меры для их улучшения;
  • получить данные для стратегического планирования и постановки реалистичных целей;
  • изучить проблемы, с которыми компания столкнулась в прошедшем году;
  • определить, насколько эффективно были распределены ресурсы (финансовые, человеческие и технические);
  • учиться на ошибках и использовать опыт для дальнейшего развития;
  • показать сотрудникам, что руководству важно их мнение.

Что нужно для проведения ретроспективы

  1. Доска со стикерами. Традиционно для ретроспективного обзора сотрудники собираются в одном конференц-зале и используют маркерную доску, флипчарты и стикеры. Но в гибридных и удаленных командах применяются цифровые доски с возможностью редактирования в реальном времени. Это позволяет всем участникам быть включенными в процесс.
  2. Фасилитатор. Ведущий нужен для того, чтобы направлять обсуждение, следить за тем, чтобы каждый желающий высказался и был услышан, а также зафиксировать договоренности. В Scrum-командах в роли фасилитатора выступает Scrum-мастер, а в других командах — руководитель подразделения или менеджер проекта.
    Ретроспектива
    Когда проводите ретроспективу без фасилитатора
    Ретроспектива
    Когда проводите ретроспективу без фасилитатора
  3. Психологическая безопасность. Важно, чтобы ретроспектива проходила в атмосфере взаимного уважения. Тогда участники будут честно высказывать мнение и не бояться критики и осуждений. Если вы впервые проводите обсуждение в таком формате, сотрудники скорее всего не будут на 100% откровенны, и это нормально. Чем больше подобных встреч вы проведете, тем легче будет команде обмениваться честной обратной связью.
  4. Формат. Ретроспективный обзор можно проводить в различных техниках в зависимости от целей и предпочтений команды. Вот несколько вариантов:

    • Start, Stop, Continue (Старт, Стоп, Продолжение) — направлена на эффективное распределение ресурсов. Во время ретроспективы сотрудники решают, над какими проектами начинается работа, а над какими продолжается или прекращается.
    • What Went Well (Что пошло хорошо) — техника для составления action-плана и разработки стратегии улучшений.
    • Mad, Sad, Glad (Злость, Грусть, Удовлетворение) — позволят оценить психологическое состояние участников. Каждый из них рассказывает, какие события за прошедший год вызвали у них злость, грусть или удовлетворение.
    Ретроспектива это
    Структура ретроспективы
    Ретроспектива это
    Структура ретроспективы

Этапы проведения ретроспективы года

Подготовка

  1. Соберите информацию о результатах прошедшего года (отчеты, статистику продаж и т.д.) и заранее предоставьте ее участникам ретроспективы. Также помните о том, что не каждый человек готов открыто выразить мнение перед всей командой, поэтому эффективнее будет заранее собрать обратную связь от сотрудников. Удобнее всего это сделать с помощью короткого опроса на онлайн-платформе «Опроскин». Исследование 100% анонимное, чтобы члены команды могли откровенно высказаться, а не давать ответы, которые, как им кажется, от них ждет руководство.

    Анкета на платформе «Опроскин» поможет выявить:

    • какие периоды прошедшего года были самыми трудными;
    • как команда оценивает сложность задач;
    • получали ли сотрудники поддержку от руководства;
    • какие отношения были между коллегами в подразделениях в течение года.
    Опрос для ретроспективы года на платформе «Опроскин»

    После получения результатов посмотрите, какие показатели улучшились, а какие ухудшились по сравнению с предыдущим годом. Определите основные тренды и закономерности.

Создайте свой опрос

любой периодичности и формата или выберите из лучших мировых шаблонов Happy Job

Получить демо
Создайте свой опрос
  1. Подготовьте переговорную — заранее позаботьтесь о наличии стикеров, маркеров и других вещей, которые могут понадобиться во время встречи. Если вы проводите ретроспективу в онлайн-формате, выберите платформу для совместного использования цифрой доски.
  2. Пригласите участников. Необязательно звать всю команду, достаточно будет присутствия основных стейкхолдеров, а также фасилитатора (руководителя или менеджера проекта), который направит обсуждение и зафиксирует итоговые договоренности.

Начало ретроспективы

Начните встречу с объяснения основных правил, которым должна следовать команда. Подчеркните важность открытого общения, активного слушания и уважительного поведения. Напомните, что все собрались не для того, чтобы обвинять друг друга в неудачах, а совместно проанализировать, что пошло не так и как не допустить этого в будущем. Цель ретроспективы — найти новые решения, утвердить план действий и назначить ответственных сотрудников.

Ревью года

Обсудите ключевые события, достижения и промахи, которые произошли за год. Выпишите и закрепите их на доске, чтобы они были перед глазами на протяжении всей ретроспективы. Определите важные моменты, влияющие на ход работы компании. Поощряйте всех участвовать в обсуждении и избегайте поспешных выводов или выражения несогласия. Подумайте, что можно извлечь из прошлого опыта для улучшения производительности и качества.

К концу этого этапа у вас должны быть ответы на вопросы:

  • Чего мы достигли?
  • Что пошло не так, как планировалось?
  • Как можно действовать эффективнее в следующем году?
Когда выписали, что удалось достичь за год
Когда выписали, что удалось достичь за год

Обсуждение дальнейших шагов

Проведите мозговой штурм для формулировки конкретных рекомендаций и предложений, которые могут улучшить рабочие показатели в следующем году. Выслушайте каждого участника. Сгруппируйте похожие или повторяющиеся решения и проголосуйте, чтобы определить их приоритетность.

Обсуждение идей по улучшениям
Обсуждение идей по улучшениям

Завершение ретроспективы

Зафиксируйте идеи и предложения, которые были определены в ходе встречи. Попросите членов команды следить за выполнением своих обязательств. Поблагодарите всех за участие и напомните, что цель ретроспективного обзора — улучшение будущих проектов и рабочих процессов.

Резюме

Ретроспектива года — это полезный инструмент для подведения итогов работы, анализа ошибок и достижений, а также эффективного планирования следующего года. Чтобы встреча прошла с пользой для всей команды, необходимо заранее подготовить все отчетные материалы, назначить фасилитатора, обеспечить комфортную атмосферу для обмена идеями и определиться со структурой обсуждения. Получить обратную связь от сотрудников тоже можно заблаговременно с помощью анонимного опроса, а затем использовать полученные данные во время встречи.

Вам может понравиться

Обратная связь — эффективный инструмент для повышения мотивации сотрудников и производительности компании. Но чтобы коммуникация оказалась продуктивной для обеих сторон диалога, стоит учитывать несколько правил. Разберем их подробнее.
Как избежать неожиданного увольнения сотрудников? Анализируем факторы и причины для сохранения ценных работников в организации.
Помощь сотрудникам в планировании их карьеры является важной характеристикой успешного руководителя. О том, как правильно это сделать и какие еще преимущества карьерный план дает компании, расскажем в статье.
Читать другие материалы >