Сотрудники могут отлично ладить внутри своего отдела, но при этом соперничать с коллегами из других подразделений, вступать с ними в конфликты или перекладывать на них ответственность за бизнес-процессы. От этого страдает качество не только внутреннего, но и внешнего сервиса. В этой статье разбираемся, как компании наладить эффективное взаимодействие между отделами, а заодно повысить качество своих продуктов и услуг.
Содержание статьи:
Что значит эффективное межфункциональное взаимодействие
Эффективное взаимодействие между отделами — это процесс слаженного сотрудничества, которое направлено на достижение общих целей компании. Его отличает четкое распределение обязанностей и ответственности, взаимное уважение, регулярная и прозрачная коммуникация, а также стремление к улучшению бизнес-процессов.
А вот последствия нарушенного кросс-функционального взаимодействия:
- снижение общей продуктивности и результатов компании;
- трудности в реализации проектов;
- ухудшение клиентского опыта;
- дублирование задач;
- нарушение сроков;
- падение мотивации персонала.
Чтобы обеспечить продуктивную совместную работу подразделений организации, изучите несколько рекомендаций по улучшению взаимодействия между ними.
Оцените качество внутреннего
сервиса в компании
Как улучшить взаимодействие между отделами компании
Информируйте сотрудников
Одна из главных причин неэффективного взаимодействия между отделами — недостаток или полное отсутствие информации о задачах, целях и достижениях друг друга. Бывает так, что сотрудники одного подразделения даже не имеют представления о том, чем занимаются коллеги из смежных команд. На основании одних только отрывочных наблюдений и домыслов они могут сделать вывод, что пока их отдел работает в поте лица, другие с утра до вечера болтают на отвлеченные темы и не делают ничего полезного.
Чтобы изменить эти ложные убеждения и повысить информированность персонала, сделайте следующее:
- Периодически устраивайте общие встречи отделов, например, маркетинга и продаж, бухгалтерии и финансов, снабжения и логистики — это поможет разным командам понять особенности работы друг друга и поспособствует здоровому дискурсу.
- Используйте внутренние каналы связи (рассылки, сообщения в корпоративных мессенджерах и т.д.) для информирования персонала о новостях организации и успехах конкретных подразделений. Это будет особенно полезным для удаленных сотрудников, которые не всегда в курсе того, что происходит в офисе.
- Создайте и разместите в общем доступе оргструктуру компании, чтобы каждый сотрудник знал, кто из специалистов чем занимается и по каким вопросам к ним можно обратиться.
Установите четкие цели на уровне компании
Чтобы все отделы были заинтересованы в сотрудничестве, персонал должен знать общие цели организации и понимать ценность вклада каждого подразделения. Понятные цели помогают упростить коммуникацию между отделами и способствуют более сплоченной работе.
Как правильно ставить цели:
- используйте специальные методики, например, SMART, CLEAR или FAST;
- указывайте реалистичные сроки исполнения;
- пересматривайте цели подразделения не реже раза в квартал;
- регулярно оценивайте прогресс и вносите коррективы.
Создайте регламент взаимодействия между отделами
Спорные ситуации, когда никто из отделов не хочет выполнять задачу, потому что это «не их зона ответственности», можно решить с помощью регламента взаимодействия. Это документ, в котором закреплена структура сотрудничества подразделений компании и обязанности каждого из них. Важно, чтобы все сотрудники о нем знали, правильно понимали и следовали ему. Сам регламент можно представить в формате тренинга, а для закрепления материала провести тестирование.
Поощряйте обмен опытом
Некоторые команды предпочитают держаться обособленно от других подразделений, что в итоге приводит к групповому мышлению и снижению инновационности. Причиной этому может быть конкуренция за ресурсы или признание внутри компании, разный подход к работе (например, творческий у SMM-отдела и структурированный у бухгалтерии), а также нежелание что-либо менять в своем подразделении.
Задача руководителя — донести до подчиненных, что объединение усилий с другими отделами важно как для компании, так и для их профессионального развития. Например, можно провести тренинг по межфункциональному взаимодействию, перечислить преимущества обмена лучшими практиками и полезной информацией с коллегами, объяснить, в чем выгода такой синергии.
Развивайте коммуникативные навыки
Для эффективного межфункционального взаимодействия требуются понимание его механизмов и навыки коммуникации. Поскольку руководитель — пример для своих подчиненных, важно, чтобы он умел решать конфликты, находить компромиссы и учитывать интересы участников бизнес-процесса. Перенимая поведение лидера, сотрудники постепенно научатся договариваться и выстраивать совместную работу с коллегами из других подразделений. Прокачать коммуникативные навыки можно с помощью тематических тренингов, курсов и литературы. Главное — как можно чаще применять полученные знания на практике.
Также по теме
Сформируйте культуру доверия
Зачастую сотрудники предпочитают замалчивать проблемы в работе подразделения или не предлагают идеи по улучшению коммуникации с другими отделами из-за страха критики. Поэтому руководителю важно обеспечить психологическую безопасность членам своей команды, интересоваться их мнением, честно отвечать на вопросы и корректировать рабочие процессы на основе предложений.
Устраивайте корпоративные мероприятия
Общение с коллегами в неформальной обстановке поможет сотрудникам лучше узнать друг друга, найти единомышленников, наладить отношения и сгладить острые углы в рабочей коммуникации. Сплочению команды способствуют спортивные мероприятия, волонтерские инициативы, различные челленджи, комьюнити по интересам, тимбилдинги и прочие совместные активности.
Как оценить качество взаимодействия между отделами
Нет универсального способа выстроить эффективное взаимодействие между отделами — в каждой компании свои факторы, которые ему препятствуют. Поэтому сначала необходимо выявить «боли» каждого отдела, а затем приступать к внедрению изменений.
Проанализировать качество межфункционального взаимодействия поможет онлайн-платформа Happy Service. Оценка происходит по трем критериям:
- Готовность помочь — уважительное отношение, внимание к потребностям клиента, адекватная реакция на критику и прочее.
- Время процесса — промежуток времени от получения информации и ресурсов для работы до передачи результата клиенту.
- Качество результата — соответствие результата ожиданиям клиента или принятым в компании стандартам.
В отдельном поле респонденты могут в свободной форме поделиться мнением о работе подразделения. Критика, предложения и идеи сотрудников — все это важно для руководителя и HR при разработке плана улучшения бизнес-процессов.
Оценка межфункционального взаимодействия на платформе Happy Service
После подсчета баллов каждому отделу присваивается индекс процесса — средний балл по трем критериям, а платформа предлагает рекомендации по работе над проблемными метриками.
Преимущества платформы Happy Service:
- готовая PR-кампания опроса (инфомакеты, видеоролики, письма и др.);
- 100% гарантия анонимности;
- понятный и приятный интерфейс;
- геймификация (иллюстрации и анимация) в вопросах;
- результаты исследования доступны сразу;
- отчеты обновляются в режиме реального времени;
- встроенные рекомендации по улучшениям от экспертов;
- выгрузка отчетов в 1 клик в форматах pptx, pdf, xls.
Важно помнить, что налаживание эффективного взаимодействия между отделами — длительный процесс, который требует вовлеченности руководства и персонала.
Резюме
От того, насколько слаженно взаимодействуют разные отделы, зависит успех компании и качество ее продуктов или услуг. Эффективной коммуникации между командами обычно мешают недостаток информации, непонимание целей подразделения и организации, низкий уровень доверия к коллегам и руководству, а также нежелание сотрудничать по разным причинам. Чтобы наладить кросс-функциональное взаимодействие, необходимо выявить ключевые проблемы с помощью опроса сотрудников и на основе его данных принять релевантные меры для улучшения бизнес-процессов.
