Как увеличить скорость работы сотрудников? Можно к каждому таску оставлять комментарии «срочно», «ASAP» и «нужно вчера», а можно разобраться с причинами промедлений, изменить подход к постановке задач, научить команду правильно распределять нагрузку и управлять временем — то есть создать продуктивную рабочую среду. О том, как именно руководителю оптимизировать скорость работы подчиненных, рассказываем в статье.
Содержание статьи:
1. Учитывайте интересы сотрудников
Человек охотнее выполняет работу, которая ему нравится, поэтому при распределении задач старайтесь учитывать интересы сотрудников. Например, менеджер по продажам любит проводить встречи с клиентами, но через силу готовит презентации к ним. Подумайте, возможно ли делегировать оформление презентаций дизайнеру или кому-нибудь из коллег, для кого это не составляет большого труда. Определить сильные стороны и интересы подчиненных можно в рамках встречи 1-on-1.
Оцените качество внутреннего
сервиса в компании
2. Четко сформулируйте ожидания
Специалист может казаться медлительным, а на самом деле он просто не понимает, что от него ждут и в какие сроки. Особенно это касается новых сотрудников, которые только привыкают к специфике бизнес-процессов и еще не синхронизировались с общим темпом работы.
Донесите до подчиненных основные требования к работе и то, какие результаты вы ожидаете. Например: «До четверга нужно составить контент-план для соцсетей на следующий месяц, оформить его в виде excel-таблицы, а также подготовить идеи для рекламной интеграции с новым партнером».
Четкое понимание требований также будет полезно для перфекционистов: они склонны акцентировать внимание на мелочах и тратить время на то, чтобы довести до совершенства второстепенные элементы работы.
3. Делите крупные проекты на мелкие задачи
Если ваша команда работает над крупным проектом, следует разбить глобальные цели на задачи и подзадачи, установить для каждой из них дедлайн и постоянно отслеживать прогресс, например, с помощью таск-трекеров. Эта полезная практика снизит вероятность прокрастинации сотрудников, склонных откладывать работу до тех пор, пока ситуация не станет критической. Кроме того, поэтапное выполнение пунктов из перечня задач позволит команде сохранять мотивацию.
4. Научите сотрудников тайм-менеджменту
Навыки тайм-менеджмента помогут членам команды планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты, контролировать время, а также быстро переключаться с одной задачи на другую. Предложите сотрудникам использовать в работе следующие техники управления временем:
- метод Pomodoro;
- метод 9 дел;
- метод канбан;
- метод автофокуса;
- и другие.
Умение распределять нагрузку позволит персоналу повысить эффективность, снизить стресс от работы в условиях аврала, наладить work-life balance, а заодно улучшить качество результатов.
5. Создайте базу знаний
Рабочие процессы может тормозить и отсутствие единой базы знаний. Предположим, сотрудник начал работать в новой для него программе и не может разобраться в функционале. Он мог бы обратиться к коллеге, который хорошо владеет этой программой, но тот в отпуске. Тогда человек начинает искать информацию в интернете и тратит много времени на изучение разных источников. При этом нет гарантий, что он быстро найдет ответ на свой вопрос и не будет отвлекаться на что-то, не относящееся к теме.
Создайте единое хранилище данных и включите в него все необходимые инструкции, шаблоны заявлений и договоров, регламенты, политики, стандарты, оргструктуру и прочую важную информацию. База знаний поможет сотрудникам оперативнее выполнять задачи и использовать рабочее время с пользой.
6. Устраните препятствия для продуктивной работы
Бывает, что быстрому выполнению задач мешают не всегда очевидные обстоятельства. Например:
- специалиста постоянно отвлекают коллеги, которые обращаются к нему за помощью и советом;
- компания использует устаревшее ПО;
- сотруднику не хватает знаний для использования некоторых программ;
- человек предпочитает вручную выполнять работу, которую бы значительно ускорили диджитал-инструменты;
- специалисту приходится печатать много документов, а принтер находится в другом конце офиса;
- и прочее.
Чтобы выяснить причины промедлений в работе ваших сотрудников, проведите анонимный опрос. Затем организуйте мозговой штурм и подумайте, как можно решить проблемы, на которые указали члены команды. После этого проведите мероприятия для улучшения ситуации, например, организуйте обучение для сотрудников, автоматизируйте процессы, обновите ПО и т.д. Создайте среду, в которой людям будет комфортно и удобно работать.
Также по теме
7. Поощряйте совместную работу подразделений
Еще одна причина задержек в бизнес-процессах — нарушенное взаимодействие между подразделениями. Обычно к этому приводят нехватка информации, непонимание функционала друг друга, конкуренция, разница в подходе к делу и прочие факторы. Как руководитель может их устранить или минимизировать:
- объясните команде, что совместная со смежными отделами работа принесет больше плодов и позволит ускорить бизнес-процессы;
- подчеркните, что обмен опытом и учет альтернативных мнений полезны для личного и карьерного развития;
- периодически устраивайте общие встречи отделов, которые позволят сотрудникам лучше узнать специфику работы друг друга;
- организуйте тренинг по межфункциональному взаимодействию.
Чтобы узнать наверняка, что мешает эффективному взаимодействию отделов вашей компании, проведите анонимный опрос на онлайн-платформе Happy Service. Оценка качества работы подразделений проводится по следующим критериям:
- Готовность помочь — уважение к потребностям и пожеланиям клиента, адекватная реакция на правки и критику, скорость ответа на запрос.
- Время процесса — период с момента получения технического задания до готовой работы.
- Качество результата — соответствие результата ожиданиям клиента и стандартам компании.
Оценка качества взаимодействия в команде на платформе Happy Service
По завершении исследования платформа рассчитывает средний балл (индекс процесса) по каждому подразделению и формирует рекомендации по улучшению проблемных метрик. С помощью этих данных, а также обезличенных комментариев сотрудников, руководители и HR смогут составить план по внедрению изменений в компании.
Преимущества платформы Happy Service:
- готовая PR-кампания опроса (тексты рассылок, уведомлений, инфомакеты, видеоролики и пр.);
- 100% анонимность;
- user-friendly интерфейс;
- геймификация (иллюстрации и анимация) в вопросах;
- быстрая выгрузка отчетов в основных форматах — pptx, pdf, xls.
Резюме
Когда сотрудники выполняют задачи не так быстро, как хотелось бы руководителю, пометки «срочно!» и просьбы ускориться вызовут у команды только раздражение и вряд ли дадут результат. Поинтересуйтесь, из-за чего происходят задержки, — возможно, дело в слишком сложном процессе согласования, непонятных требованиях, высокой нагрузке, отсутствии интереса и прочих факторах. Решите проблемы, о которых говорят сотрудники, и создайте комфортные условия труда — так вы сможете повысить общую продуктивность и вовлеченность.
