Performance Review: инструменты и методы оценки персонала

Performance Review (или PR) — методика оценки профессиональных качеств сотрудников, эффективности выполнения задач и потенциала для продвижения по карьерной лестнице. В рамках исследования обсуждается роль в команде, дается конструктивный фидбек, ставятся цели.

В этой статье расскажем об особенностях этого метода оценки персонала, подводных камнях и методологии проведения.

Преимущества Performance Review

• PR помогает определить цели и задачи на следующий период, обсудить пожелания по карьерному развитию и повышению зарплаты;
• Это открытый способ коммуникации между руководством и командой, который положительно влияет на имидж работодателя и HR-бренд;
• Метод помогает определить сильные и слабые стороны, а также потенциал сотрудника для продвижения по карьерной лестнице и разработать индивидуальный план развития;
• Руководитель видит вклад сотрудника в разрезе нескольких проектов и получает представление о его актуальном грейде;
• Мощный инструмент мотивации для сотрудников, которые видят, что руководство ценит их вклад в работу.

Как провести Performance Review

Формат и методология оценки могут различаться в зависимости от компании. Строгих требований проведению ревью нет. Каждая организация самостоятельно определяет, что важно оценить у специалистов, основываясь на своих моделях компетенций. Частота проведения PR зависит от размеров компании и ее целей.

Далее мы поделимся вами пошаговой схемой ревью, которую используем в своей компании.

Подготовьте почву

Если PR проводится впервые, расскажите сотрудникам, зачем это нужно и что дает именно им, а не только компании. Чем подробнее вы объясните цели и задачи, тем меньше будет сопротивления. Например, вы можете сказать, что ревью — возможность посмотреть на себя со стороны, это интересно и даже захватывающе, а также в рамках оценки можно высказать свои пожелания руководству абсолютно анонимно.

Если вы правильно преподнесете мероприятие, HR не будет бегать за каждым специалистом, умоляя его пройти опрос, а ответы будут более содержательными.

Определитесь с компетенциями

Выберите, какие навыки будут оцениваться и определите критерии для оценки. Например, для компетенции «Проактивность», критериями оценки будут умение контролировать эмоции в условиях давления клиента, умение построить логический диалог, убедить клиента, умение слушать и т.д.

Какие еще компетенции могут оцениваться:

• клиентоориентированность;
• решение проблем;
• ориентация на результат;
• инициативность;
• стремление.

Соберите показатели продуктивности

KPI (от англ. «ключевые показатели») помогают определять, насколько хорошо достигаются поставленные цели и задачи, а также выявлять проблемные области и возможности для улучшения. KPI могут быть различными в зависимости от сферы деятельности и целей, например, это может быть количество продаж, уровень удовлетворенности клиентов, сроки выполнения проектов и т.д

OKR (от англ. «цели и ключевые результаты») — маркер соответствия выполненной работы стратегии и целям компании. Например, «Получить квартальный доход в размере $575 000, что на 15% больше, чем за предыдущий квартал».

Отчет о проделанной работе, который запрашивается у сотрудника, чаще всего он составляется свободной форме и передается руководителю перед встречей 1-on-1.

На что обратить внимание при его анализе:

• качество выполненных задач и соответствие требованиям;
• соответствие выполненной работы установленным срокам;
• оценка эффективности использованных ресурсов (время, бюджет, технические средства и т.д.).

Проведите оценку навыков

Для оценки сотрудника используются методы 180 градусов и 360 градусов. Второй метод дает более полную картину, поэтому мы советуем использовать именно его.  Исследование можно провести тремя способами. На бумаге — самостоятельно подготовить вопросы, раздать сотрудникам и провести анализ результатов вручную.

С помощью конструкторов опросов — здесь вас ждет больше автоматизации, ничего распечатывать не нужно, просто подготовьте опросники и разошлите ссылки работникам. Но обрабатывать результаты придется тоже вручную. Лучше всего проводить исследование с помощью специальных онлайн-платформ, таких как FeedbackX.

Преимущества платформы FeedbackX для проведения оценки 360°:

• автоматическая рассылка напоминаний о необходимости пройти опрос;
• готовая методология и настраиваемый механизм формирования анкет;
• геймификация и современные UX-технологии в опросе обеспечивают максимальный интерес — до 97,5% (люди захотят пройти исследование до конца);
• любой формат дополнительных вопросов открытого/закрытого типа;
• возможность во время оценки комментировать каждую компетенцию текстом;
• платформа позволяет интегрировать матрицу обучающих мероприятий (список с тренингами, курсами, — статьями, книгами и прочим);
• необходимые мероприятия можно добавлять к любым компетенциям;
• автоматическая обработка результатов исследования.

Как работает FeedbackX:

1. Загружаем модель компетенций (если ее нет, наши консультанты помогут ее создать, взяв за основу золотые стандарты построения компетенций);

2. Определяем круг лиц, которые работают с оцениваемым более 6 месяцев и заинтересованы в его оценке;

   

   

3. Проводим PR-кампанию, убеждая работников пройти опрос;

4. Онлайн-помощник на каждом этапе исследования объясняет респондентам правила участия, требования к ответам;

5. Сразу после опроса HR, руководители и сотрудники получают результаты через свои личные кабинеты с жесткими правилами по анонимности. Сводные отчеты для руководителей и HR формируют рейтинги сотрудников и необходимый GAP-анализ;

   

   

6. Персональные отчеты укажут на сильные и слабые стороны сотрудника.

Оцените навыки своих
сотрудников прямо сейчас

Получить демо

Подготовка к разговору с сотрудником

Перед встречей 1-on-1 необходимо подготовиться. Для начала презентуйте результаты ревью команде (в рамках FeedbackX это легко сделать через личный кабинет). Это поможет людям подготовиться к диалогу, подумать о том, как использовать свои сильные стороны и усилить слабые.

Так же, как сотрудники, должен готовиться к каждой встрече и лидер. Проанализируйте   результаты оценки 360 градусов, составьте список текущих проектов и задач подчиненных со своими пометками, подумайте над тем, чего каждому из них не хватает для «карьерного прыжка».

Встреча 1-on-1 с сотрудником

На встрече обсуждаются показатели за прошедший период, оценка компетенций, выполненные задачи и ставятся новые цели.

Также необходимо обсудить обратную связь, полученную из опроса, и выяснить, что беспокоит человека, что ему нравится или не нравится, и как можно улучшить негативные моменты. Можно спросить о чем-то, что не было включено в опрос по той или иной причине. Обязательно дайте человеку высказаться. Важно заканчивать встречу на позитивной ноте. По результатам беседы нужно составить письменный план действий со сроками и ожидаемым результатом.

О постановке целей

При планировании развития специалиста необходимо убедиться, что он понимает цели и задачи, которые ему поставлены. Руководитель должен сам расставить приоритеты, чтобы сотрудник знал, на чем нужно сфокусироваться в первую очередь.

Все цели и договоренности необходимо зафиксировать. Так они будут восприниматься серьезнее.

После того как цель в соответствии с методикой поставлена, переходим к следующему этапу — разработке плана реализации. На этой стадии необходимо обсудить с сотрудником ресурсы, которые потребуются для выполнения запланированных задач. Помимо времени и профессиональных компетенций, свою роль играют вовлеченность в процесс, мотивация, помощь коллег, приобретение софта или материалов и так далее. Важно, чтобы для достижения цели в плане был обозначен конкретный срок. По завершении этого этапа сотрудник должен иметь четкое представление, что, как и с кем он будет делать и какие ресурсы ему понадобятся.

Контроль исполнения разумнее всего отнести также на встречи «один на один»: руководитель обязан активно интересоваться ходом реализации, предлагать, если нужно, свою помощь, а в дедлайны — запрашивать отчет по результатам.

Читайте также

Как системно выстроить карьерный трек и развитие сотрудника в компании?

Подробнее

Ошибки при проведении Performance Review

1. Проводить не регулярно

Когда то и дело горят дедлайны, кажется, что ревью вполне может подождать до лучших времен. Однако, чем больше пропущенных ревью, тем сильнее пропасть между ожиданиями и реальностью. Сотрудник не может понять, насколько успешно он справляется с работой, а руководитель ожидает результатов, которые не были озвучены. Получается своеобразный «глухой телефон». В итоге обе стороны остаются разочарованы. Кроме того, становится трудно собрать обратную связь — все уже забыли, что было в предыдущих проектах.

2. Использовать performance review как основание для пересмотра зарплаты

Представим ситуацию. Сотрудник просит о повышении. Вы проводите годовое ревью, видите, что на этом этапе у человека недостаточно достижений. Казалось бы, вот она — идеальная база для отказа. Только на основе PR вы решаете не пересматривать вознаграждение. На деле такой подход может негативно повлиять на мотивацию и вовлеченность специалиста. Демотивированный сотрудник, который работает через силу, обойдется компании гораздо дороже. Поэтому мы советуем делать пересмотр зарплаты отдельным процессом.

Через performance review мы формируем культуру открытости, поскольку сотрудники могут честно высказывать свои проблемы, не боясь негативных последствий.

3. Личные преференции руководителя

Оценка должна быть объективной, основанной на конкретных критериях и ожиданиях, установленных для данной должности. Чтобы личные предпочтения не влияли на ревью, лучше проводить его в формате 360 градусов и с помощью онлайн-платформы FeedbackX. Несколько точек зрения и необходимость оставлять комментарии к оценкам для понимания контекста, позволят сформировать четкую и объективную картину продуктивности.

4. Поверхностные комментарии

Иногда фидбэки могут быть достаточно поверхностными. Поэтому перед проведением ревью необходимо рассказать людям, в какой форме оставлять комментарии. Это поможет достичь более ясного и полного понимания оценки.

Например, недостаточно написать, что условный Миша всегда умеет находить способы для конструктивного разрешения возникающих конфликтов или проблем с клиентом. Необходимо подкрепить примером: «Клиенту на проекте Х не понравился разработанный нами прототип лендинга. Мише удалось перевести поток критики клиента в конструктивное русло, выудив информацию о том, что именно нужно переделать. В итоге дизайнер оперативно внес правки, а клиент похвалил компанию в отзыве на отраслевой площадке».

Возможность комментировать отдельные компетенции мы также предусмотрели, создавая платформу FeedBackX.

Резюме

Performance Review — комплексный инструмент оценки персонала и повышения производительности. Чтобы достичь максимальной эффективности, рекомендуем проводить исследование регулярно, а еще придерживаться основных принципов: объективности, аргументированности и анонимности.

Если вам понравилась статья, дайте нам знать  —  поделитесь ей с помощью одной из кнопок ниже.