Автоматизация кадровых процессов в организации

Объем ежедневных кадровых задач может пошатнуть душевное спокойствие даже самых стойких HR. Чтобы поберечь время и энергию, а заодно в разы повысить производительность, можно автоматизировать часть процессов. Как это сделать, с чего начать, какие инструменты использовать и каким образом это осуществить? Все ответы вы найдете в нашем материале.

Что такое HR-автоматизация и зачем она нужна

Автоматизация HR-процессов — это использование специального ПО для упрощения работы отдела кадров.

Внедрение автоматизированных систем позволяет:

1. Сократить время HR на рутинные операции (подготовка отчетов, обработка заявлений и другие). Сэкономленное время специалисты смогут потратить на выполнение более сложных задач (проведение собеседований и анализ откликов на вакансии).
2. Улучшить эффективность работы, уменьшить вероятность ошибок и ускорить процессы принятия решений.
3. Хранить и обновлять персональные данные сотрудников, обеспечивая безопасность и конфиденциальность информации.
4. Предоставить команде современные удобные инструменты для коммуникаций и непрерывной обратной связи;
5. Более эффективно использовать ресурсы и бюджет компании, улучшить взаимодействие с кандидатами.

Какие задачи решает HR-автоматизация

Автоматизация HR-процессов необходима когда:

• компания стремительно растет, управлять вручную рабочим временем, отпусками, больничными и другими рутинными задачами уже намного сложнее;
• рутинная работа занимает более 50% времени HR-специалиста;
• необходимо увеличить уровень доверия к определенным этапам в HR-процессах через уменьшение влияния человеческого фактора;
• компания хочет повысить точность и надежность данных в HR-процессах;
• есть сложности в управлении множеством кандидатов на различные вакансии;
• руководство хочет усилить HR-бренд, демонстрируя инновационность компании.

Во всех этих случаях автоматизация может значительно улучшить эффективность работы HR-отдела, сократить время на выполнение рутинных задач, повысить качество управления кадровыми процессами и снизить вероятность ошибок.

Оцените навыки своих
сотрудников прямо сейчас

Получить демо

Что можно автоматизировать

Подбор и наем

Программы автоматизации могут осуществлять первичный скрининг резюме, проводить тестирование кандидатов, анализировать данные о профессиональном опыте и навыках. Цифровые системы позволяют также создать унифицированную анкету с конкретными вопросами для руководства и менеджеров, что упрощает процесс собеседования и принятия решений.

Это повышает точность подбора, сокращает время на поиск и позволяет собирать наглядную статистику о соискателях.

Пример IT-сервиса для этих задач — ATS (Applicant Tracking System). В основе ATS лежит база данных, в которой хранится информация о кандидатах. Цель ПО — провести кандидата по всем этапам воронки подбора: от добавления резюме в базу до оффера.

Другой пример — HR-боты, которые могут самостоятельно искать резюме по заданной позиции, отбирать подходящих кандидатов, проводить интервью в чатах мессенджеров или по телефону, а также назначать время собеседования.

Адаптация

Сюда входит создание плана адаптации для новичков с доступом к базе знаний компании, автоматическое создание задач и чек-листов, аналитика, чат для общения, а также система ОС для оценки качества адаптации. Все это работает в едином контуре и упрощает знакомство с компанией.

Кадровый учет

С помощью КДП, СКДП (Staff Records Management Systems, SRM) и EDMS (электронная система управления документами) можно автоматически составлять должностные инструкции, заполнять табель рабочего времени, оформлять отпуска, трудоустройства и увольнения.

Благодаря автоматизации кадрового учета, компании могут сократить затраты на административные задачи, улучшить коммуникацию между различными отделами и повысить общую эффективность бизнес-процессов.

Внутренние коммуникации

Некоторые компании предпочитают использовать мессенджеры для общения и постановки задач. Однако такой подход не всегда самый эффективный. Сообщения могут теряться в общем потоке. Вместо этого лучше использовать специализированные системы управления задачами и проектами — Enterprise Performance Management или EPM, такие как, например, Trello, Monday, Yandex Tracker.

Они позволяют структурировать и организовать рабочий процесс более эффективно. Вы можете создавать задачи, назначать ответственных, отслеживать прогресс выполнения и устанавливать сроки. Кроме того, они обеспечивают прозрачность и доступность информации для всех сотрудников, что способствует более эффективной коммуникации.

Оценка и развитие персонала

LMS(Learning Management System) и CMS(Career Management Systems) могут проводить анализ результатов работы сотрудников, сравнивать их с установленными критериями и стандартами, выявлять сильные и слабые стороны каждого, а также предлагать рекомендации по развитию и повышению производительности.

Это помогает компаниям более объективно оценивать производительность персонала, выявлять потенциал для развития и повышения эффективности работы, а также принимать обоснованные управленческие решения, помогать прокачивать потенциал специалистов, выявлять HiPO и формировать кадровый резерв.

Один из примеров ПО для оценки и развития персонала — FeedbackX. Работа платформы строится на оценке 360. Это метод, при котором сотрудник получает обратную связь от коллег, руководителей, подчиненных и прочих участников рабочего процесса.

Такой подход позволяет получить полную картину о профессиональных навыках, навыках, лидерских качествах и взаимодействии с коллегами.

Преимущества FeedbackX:

• сводные и персональные отчеты укажут на сильные стороны и зоны роста;

• широкие возможности для построения системы принятия решений, обучения, ИПР карьерных треков;

• встроенные экспертные рекомендации по развитию потенциала

• сотрудника при классическом формате HiPo;

  

  

  Отчеты FeedbackX, оценка 360

• платформа подсвечивает специалисту приоритеты для развития, после чего он может выбрать из набора универсальных или добавленных мероприятий, и согласовать ИПР с руководителем в личном кабинете.

Учет рабочего времени

TMS или Time and Attendance Management Systems позволяют организациям эффективно управлять рабочим временем сотрудников (фиксировать время прихода и ухода, длительность перерывов и отвлечений). Они также могут предоставлять аналитику по использованию рабочего времени — продуктивные и непродуктивные часы, что помогает компаниям повышать эффективность работы.

Как выбрать инструменты для автоматизации

При выборе подходящих инструментов автоматизации HR-процессов следует учитывать следующие факторы:

1. Потребности компании. Необходимо определить, какие именно процессы требуют автоматизации, какие функции нужны для эффективного управления персоналом.

2. Бюджет. Важно учесть финансовые возможности компании и выбрать инструменты, которые соответствуют бюджету.

3. Интеграция с существующими системами. Если в компании уже используются какие-то HR-системы, важно выбрать инструменты, которые можно легко интегрировать с существующими системами.

   

4. Пользовательский опыт. Важно убедиться, что выбранные инструменты удобны в применении и соответствуют потребностям пользователей.

5. Масштабируемость. Если компания планирует расширяться, необходимо выбирать инструменты, которые можно легко масштабировать или адаптировать под изменяющиеся потребности.

6. Защита конфиденциальной информации о сотрудниках. Выбранные инструменты должны обладать высоким уровнем безопасности данных.

Этапы автоматизации HR-процессов

1. Определение потребностей и целей автоматизации

Выбор подходящей платформы или инструмента зависит от конкретных потребностей. Необходимо учитывать размер компании, количество сотрудников, специфику бизнеса, бюджет и технические возможности.

2. Аудит

Второе, что стоит сделать — провести аудит текущих HR-процессов и выявить, какие из них можно автоматизировать. Также анализ необходим для выявления проблем и прогнозирования возможных ошибок. Без него бесполезно вносить системные изменения. База для анализа — матрица, основанная на жизненном цикле сотрудника в компании.

3. Поиск подходящей платформы

После определения потребностей можно искать подходящие инструменты. Вы можете автоматизировать отдельные этапы жизненного цикла сотрудника или выбрать комплексные системы HRMS или HRIS, которые позволяют управлять большинством кадровых операций.

Выбирая ПО, обращайте несколько важных аспектов: функциональность программы, сложность внедрения, а также стоимость.

4. Внедрение выбранной платформы

На этом этапе необходимо установить софт на ПК, настроить под потребности компании, провести обучение сотрудников. Важно уделить внимание коммуникации и вовлечению персонала в процесс изменений, а также подключить руководителей и провести беседы с коллективом, чтобы снизить сопротивление. Для полноценного освоения этого IT-продукта потребуется время. Увидеть полный эффект от HR-автоматизации можно только через 1-2 года после внедрения.

Читайте также

«Оценка эффективности деятельности руководителя»

Подробнее

Топ ошибок при внедрении инструментов для HR-автоматизации

• Непонимание текущего состояния HR-процессов. Автоматизация не сможет мгновенно исправить непродуманный HR-процесс и сделать его эффективным.

• Нехватка ресурсов (временных, денежных, человеческих, информационных) на внедрение, настройку и развитие полноценной системы.

  

• Грандиозные надежды на непроверенные, но трендовые и распиаренные IT-решения. Сегодняшний HR-рынок настолько динамичен, что постоянно появляются различные новинки. Однако новое, не значит хорошее. Перед тем как внедрять какой-то инструмент, советуем предварительно узнать у коллег, кто уже им пользовался и какие есть подводные камни.

• Желание одновременно охватить все HR-процессы. Не каждый готов сразу перестроить все рабочие процессы в угоду нововведениям. Как и любые изменения, этот проект может вызвать сопротивление у сотрудников и потребует времени на адаптацию. Поэтому рекомендуем внедрять IT-решения постепенно.

Заключение

Успешная автоматизация требует тщательного планирования. Если компания понимает цели проекта и может объяснить текущие процессы, то можно начинать автоматизацию. Чтобы избежать ошибок, необходимо разработать детальное техническое задание, рассчитать ресурсы и выбрать поэтапный подход при внедрении IT-решений.