Координация отделов: что такое, для чего нужно и как организовать

Координация работы в бизнесе — это процесс согласования действий, усилий и ресурсов различных подразделений и сотрудников с целью достижения общих стратегических задач. Она способствует оптимизации использования ресурсов, улучшению коммуникации между сотрудниками и подразделениями, а также повышению производительности и конкурентоспособности организации.

Самый популярный метод координации — устроить совещание. Многие сотрудники их не любят и считают бесполезной тратой времени, но совещания все равно нужны. Ниже мы расскажем, как превратить мучительную «обязаловку» в мощный инструмент для достижения бизнес-целей.

Функции координации

1. Урегулирование конфликтов. Координация помогает избежать дублирования усилий (когда 2 человека выполняют одну и ту же работу), а также разрешить конфликты интересов, которые неизбежно появляются, например, в кросс-функциональных командах.

2. Согласование целей и задач. Руководство, устанавливая четкие цели и задачи, формирует у сотрудников единое видение будущего компании и роли каждого. Это повышает мотивацию и уровень вовлеченности, а также способствует более эффективному контролю за выполнением работ.

3. Оптимальное распределение ресурсов (финансы, материалы, технологии и персонал). Это способствует повышению производительности, снижению издержек, улучшению качества продукции или услуг, а также увеличению конкурентоспособности на рынке. Кроме того, оптимальное распределение ресурсов позволяет сократить время выполнения задач и повысить уровень удовлетворенности как сотрудников, так и клиентов.

   

   

4. Поддержка коммуникации. Координация способствует успешному обмену информацией на всех уровнях компании, что помогает предотвращать недопонимания, конфликты и ошибки. А также своевременно оповещать команду о нововведениях и изменениях (например, если изменились с требования к выполнению каких-либо задач.

5. Мониторинг и оценка. Координация включает в себя постоянный мониторинг выполнения задач и достижения целей, а также оценку эффективности принятых мер и стратегий.

Оцените качество внутреннего
сервиса в компании

Запросить демо

Виды координаций деятельности сотрудников и отделов

1. Управленческие

Делятся на три 3 типа: стратегические, инструктивные и оперативные.

Стратегические

Частота: раз в месяц или по необходимости.

Участники: собственники, исполнительный директор, ТОП-менеджмент.

Цель: стратегические координации направлены на согласование целей и стратегии организации на ближайший период.

Инструктивные

Частота: по необходимости.

Участники: директор компании, ТОП-менеджмент, руководители департаментов, отделов.

Цель: передать решения руководства компании сверху вниз, согласовать план действий, сроки, порядок действий и обязанности сотрудников. Этот вид координаций обеспечивает единый стандарт выполнения задач и соблюдение установленных процессов.

Оперативные

Частота: регулярно (обычно раз в неделю/месяц).

Участники: директор компании, ТОП-менеджмент, руководители департаментов, отделов.

Цель: передать информацию о текущем состоянии дел в компании снизу вверх, обсудить отклонения от плана, скорректировать план при необходимости. Оперативные координации фокусируются на согласовании текущих процессов внутри организации.

2. Управленческие с персоналом

Обычно в таких совещаниях принимают участие руководители отделов и их подчиненные.

Еженедельные координации включают:

• обсуждение отчетов за прошлую неделю и планов на следующую;
• подведение итогов работы отдела, выражение благодарности и поощрение сотрудников;
• разбор невыполненных задач (причины и способы решений);
• знакомство с новичками;
• возвращение внимания сотрудников на цели компании.

Ежедневные координации:

• проводятся в каждом подразделении компании;
• цель —  установить цели на день, мотивировать сотрудников на их выполнение (поэтому одним из важных элементов совещания является похвала), обсудить проблемные моменты.

3. Кросс-функциональные

Это совещания с сотрудниками различных отделов, работающими над общим проектом. Цель — устранить конкуренцию, добиться синергии. Существуют два основных типа кросс-функциональных координаций: регулирующие (направленные непосредственно на согласование действий и обсуждение планов работ) и устраняющие (направленные на решение проблем и конфликтов).

Количество встреч и их формат могут быть адаптированы в зависимости от потребностей бизнеса.

Контроль VS координация

Некоторые руководители считают контроль и координацию синонимами. Однако на практике это не так.

Контроль — наблюдение за выполнением задач, сравнения результатов с планами и принятия корректирующих мер при необходимости.

Цель контроля — обеспечить соответствие реальных результатов заданным стандартам и целям организации.

Координация — согласование действий и усилий различных частей организации для достижения общих целей.

Цель координации — обеспечить гармоничное взаимодействие между различными подразделениями и сотрудниками, чтобы добиться эффективного выполнения задач. Иногда для обеспечения эффективного взаимодействия создается специализированный отдел координации.

Оба аспекта играют ключевую роль в успешном функционировании компании, и их правильное сочетание способствует повышению производительности и эффективности.

8 ошибок, которые делают координацию неэффективной

1. Отсутствие четкой цели

Никогда не устраивайте совещание, если у вас нет ясного понимания его цели и ценности для компании. Удостоверьтесь в необходимости коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Для обычного информирования лучше использовать рассылку по электронной почте или в мессенджере. Не стоит отвлекать всех участников на индивидуальные вопросы или проблемы, лучше организовать дополнительные встречи для их обсуждения.

2. Неподготовленность участников

Заранее готовьте повестку и сообщите о ней участникам, чтобы они могли подготовиться к обсуждению конкретных вопросов (нашли необходимые цифры, графики, сводки и презентации). Иначе совещание превратится в пустую трату времени или затянется, потому что сотрудники начнут тратить время на поиск данных, воспроизведение итогов и результатов проектов и т.д.

Кроме того, не советуем поднимать слишком большое количество вопросов для обсуждения, чтобы не перегружать команду.

3. Слишком много участников

Совещания с большим количеством участников становятся более продолжительными и менее продуктивными. Чем меньше людей присутствует на встрече, тем быстрее можно достичь цели собрания, тем более фокусированным и продуктивным становится обсуждение. Кроме того, улучшается коммуникация, увеличивается вовлеченность каждого члена команды и повышается эффективность принятия решений. Оптимальное количество людей — 8-10. Поэтому, пользуясь правилом «двух пицц» (two pizza rule), удостоверьтесь, что не позвали кого-то просто «за компанию».

4. Отсутствие структуры и правил

Участники начинают перебивать друг друга, отлучаться, телефоны не умолкают. В результате теряется фокус и цель обсуждения. Чтобы избежать этого, установите четкие правила поведения. Это касается как формальных аспектов (присутствие, использование телефонов и т.д.), так и структуры высказываний. Например: «Мы принимаем только конструктивную критику. Свое мнение необходимо обосновать» или «Если хотим высказаться, мы ждем своей очереди, а не перебиваем коллег».

5. Плохой тайм-менеджмент

Одну и ту же координацию можно провести за 20 или за 40 минут — это зависит от того, сколько времени ей уделить (Закон Паркинсона в действии). Результат обсуждений никак не изменится, зато помимо деловых вопросов сотрудники начнут обсуждать последние новости (зачем торопиться, если есть целых 40 минут). Поэтому назначьте фасилитатора, который будет следить за временем и направлять дискуссию в нужное русло. Он также поможет разрешить конфликты, если они возникнут в ходе обсуждений.

6. Выбрано неподходящее время

Некоторые компании предпочитают устраивать координации утром, хотя именно утренние часы считаются наиболее продуктивными для работы. Лучше всего проводить совещания через час-два после обеда. Во-первых, к этому времени большинство сотрудников уже выполнили основную часть своей работы за день и могут уделить внимание совещанию, не отвлекаясь на задачи. Во-вторых, после обеда уровень энергии участников часто повышается, что способствует более продуктивному обсуждению и принятию решений.

Также проведение совещания в это время может помочь разорвать монотонность рабочего дня.

7. Совещание превращается в монолог

Если на встрече говорят только один или два человека, принимающих решения, остальные члены группы не понимают, а зачем их вообще позвали. Поэтому важно дать возможность высказаться каждому, кто хочет поделиться своим мнением. Если необходим односторонний доклад, стимулируйте аудиторию задавать вопросы, делиться идеями и комментариями во время выступления спикера (при условии, что это происходит в разумных пределах).

8. Нет плана действий по результатам совещания

Без конкретного плана действий решения так и останутся на бумаге. Фиксируйте все договоренности. Лучше всего делать это в формате таблицы, например, в том же Excel: «Что нужно сделать», «Ответственный», «Дедлайн». Позаботьтесь, чтобы все получили свою копию плана действий. Когда все записано и каждому ясно, что от него ожидается, повышается эффективность командной работы. Конкретика — это ваше все. Кроме того, письменное подтверждение соглашений может быть использовано в качестве доказательства в случае возникновения споров или недопониманий.

Также по теме

«5 признаков неэффективных бизнес-процессов в компании»

0 Подробнее

Координация работы и качество внутреннего взаимодействия персонала

Для успешного функционирования организации важна не только координация, но и то, насколько хорошо отлажено межфункциональное взаимодействие в компании. Можно сколько угодно направлять людей и раздавать им задачи, однако отдельные процессы в компании могут замедляться из-за неэффективного обмена информацией, конфликта интересов, недопониманию задач и целей. Поэтому дополнительно необходимо оценить качество внутренних взаимодействий. Сделать это можно с помощью онлайн-платформы Happy Service.

Сотрудники оценивают взаимодействие с подразделениями, с которыми работают, по трем критериям:

• Время процесса. Сюда входит и время реакции на заявку, и попадание в дедлайн.
• Качество результата. Это может быть полнота информации, отсутствие ошибок, соответствие ожиданиям внутреннего клиента.
• Готовность помочь. Насколько клиентоориентированными были коллеги из оцениваемого подразделения.

После завершения опроса система формирует понятные отчеты для каждого владельца процесса и руководителей в их личных кабинетах. Отчеты можно выгрузить «в 1 клик» в форматах PPT, PDF и Excel. Кроме того, встроенные рекомендации по улучшению метрик помогают оптимизировать процессы, а машинный анализ предложений внутренних клиентов обеспечивает ценную базу для принятия решений.

Отчеты Happy Service

В платформу также встроены алгоритмы поддержки изменений:

• личный кабинет для каждого владельца процесса;
• рейтинг проблем и определение приоритетов;
• рекомендации внутренних клиентов и методические рекомендации платформы и контроль их выполнения.

Резюме

Координация играет важную роль в функционировании организации, обеспечивая грамотное управление, гармоничное взаимодействие между различными частями компании и способствуя достижению общих целей и стратегических задач. Соблюдайте простые правила, тогда сотрудники перестанут скучать на совещаниях, так как они будут видеть ценность и смысл в участии в них. Кроме того, правильно организованные совещания стимулируют взаимодействие, способствуют обмену идеями и опытом, а также повышают уровень вовлеченности.