Координация работы в бизнесе — это процесс согласования действий, усилий и ресурсов различных подразделений и сотрудников с целью достижения общих стратегических задач. Она способствует оптимизации использования ресурсов, улучшению коммуникации между сотрудниками и подразделениями, а также повышению производительности и конкурентоспособности организации.
Самый популярный метод координации — устроить совещание. Многие сотрудники их не любят и считают бесполезной тратой времени, но совещания все равно нужны. Ниже мы расскажем, как превратить мучительную «обязаловку» в мощный инструмент для достижения бизнес-целей.
Содержание статьи:
Функции координации
-
Урегулирование конфликтов. Координация помогает избежать дублирования усилий (когда 2 человека выполняют одну и ту же работу), а также разрешить конфликты интересов, которые неизбежно появляются, например, в кросс-функциональных командах.
-
Согласование целей и задач. Руководство, устанавливая четкие цели и задачи, формирует у сотрудников единое видение будущего компании и роли каждого. Это повышает мотивацию и уровень вовлеченности, а также способствует более эффективному контролю за выполнением работ.
-
Оптимальное распределение ресурсов (финансы, материалы, технологии и персонал). Это способствует повышению производительности, снижению издержек, улучшению качества продукции или услуг, а также увеличению конкурентоспособности на рынке. Кроме того, оптимальное распределение ресурсов позволяет сократить время выполнения задач и повысить уровень удовлетворенности как сотрудников, так и клиентов.
Зачем нужна координация 
Зачем нужна координация -
Поддержка коммуникации. Координация способствует успешному обмену информацией на всех уровнях компании, что помогает предотвращать недопонимания, конфликты и ошибки. А также своевременно оповещать команду о нововведениях и изменениях (например, если изменились с требования к выполнению каких-либо задач.
-
Мониторинг и оценка. Координация включает в себя постоянный мониторинг выполнения задач и достижения целей, а также оценку эффективности принятых мер и стратегий.
Оцените качество внутреннего
сервиса в компании
Виды координаций деятельности сотрудников и отделов
1. Управленческие
Делятся на три 3 типа: стратегические, инструктивные и оперативные.
Стратегические
Частота: раз в месяц или по необходимости.
Участники: собственники, исполнительный директор, ТОП-менеджмент.
Цель: стратегические координации направлены на согласование целей и стратегии организации на ближайший период.
Инструктивные
Частота: по необходимости.
Участники: директор компании, ТОП-менеджмент, руководители департаментов, отделов.
Цель: передать решения руководства компании сверху вниз, согласовать план действий, сроки, порядок действий и обязанности сотрудников. Этот вид координаций обеспечивает единый стандарт выполнения задач и соблюдение установленных процессов.
Оперативные
Частота: регулярно (обычно раз в неделю/месяц).
Участники: директор компании, ТОП-менеджмент, руководители департаментов, отделов.
Цель: передать информацию о текущем состоянии дел в компании снизу вверх, обсудить отклонения от плана, скорректировать план при необходимости. Оперативные координации фокусируются на согласовании текущих процессов внутри организации.
2. Управленческие с персоналом
Обычно в таких совещаниях принимают участие руководители отделов и их подчиненные.
Еженедельные координации включают:
- обсуждение отчетов за прошлую неделю и планов на следующую;
- подведение итогов работы отдела, выражение благодарности и поощрение сотрудников;
- разбор невыполненных задач (причины и способы решений);
- знакомство с новичками;
- возвращение внимания сотрудников на цели компании.
Ежедневные координации:
- проводятся в каждом подразделении компании;
- цель — установить цели на день, мотивировать сотрудников на их выполнение (поэтому одним из важных элементов совещания является похвала), обсудить проблемные моменты.
3. Кросс-функциональные
Это совещания с сотрудниками различных отделов, работающими над общим проектом. Цель — устранить конкуренцию, добиться синергии. Существуют два основных типа кросс-функциональных координаций: регулирующие (направленные непосредственно на согласование действий и обсуждение планов работ) и устраняющие (направленные на решение проблем и конфликтов).
Количество встреч и их формат могут быть адаптированы в зависимости от потребностей бизнеса.
Контроль VS координация
Некоторые руководители считают контроль и координацию синонимами. Однако на практике это не так.
Контроль — наблюдение за выполнением задач, сравнения результатов с планами и принятия корректирующих мер при необходимости.
Цель контроля — обеспечить соответствие реальных результатов заданным стандартам и целям организации.
Координация — согласование действий и усилий различных частей организации для достижения общих целей.
Цель координации — обеспечить гармоничное взаимодействие между различными подразделениями и сотрудниками, чтобы добиться эффективного выполнения задач. Иногда для обеспечения эффективного взаимодействия создается специализированный отдел координации.
Оба аспекта играют ключевую роль в успешном функционировании компании, и их правильное сочетание способствует повышению производительности и эффективности.
8 ошибок, которые делают координацию неэффективной
1. Отсутствие четкой цели
Никогда не устраивайте совещание, если у вас нет ясного понимания его цели и ценности для компании. Удостоверьтесь в необходимости коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Для обычного информирования лучше использовать рассылку по электронной почте или в мессенджере. Не стоит отвлекать всех участников на индивидуальные вопросы или проблемы, лучше организовать дополнительные встречи для их обсуждения.
2. Неподготовленность участников
Заранее готовьте повестку и сообщите о ней участникам, чтобы они могли подготовиться к обсуждению конкретных вопросов (нашли необходимые цифры, графики, сводки и презентации). Иначе совещание превратится в пустую трату времени или затянется, потому что сотрудники начнут тратить время на поиск данных, воспроизведение итогов и результатов проектов и т.д.
Кроме того, не советуем поднимать слишком большое количество вопросов для обсуждения, чтобы не перегружать команду.
3. Слишком много участников
Совещания с большим количеством участников становятся более продолжительными и менее продуктивными. Чем меньше людей присутствует на встрече, тем быстрее можно достичь цели собрания, тем более фокусированным и продуктивным становится обсуждение. Кроме того, улучшается коммуникация, увеличивается вовлеченность каждого члена команды и повышается эффективность принятия решений. Оптимальное количество людей — 8-10. Поэтому, пользуясь правилом «двух пицц» (two pizza rule), удостоверьтесь, что не позвали кого-то просто «за компанию».
4. Отсутствие структуры и правил
Участники начинают перебивать друг друга, отлучаться, телефоны не умолкают. В результате теряется фокус и цель обсуждения. Чтобы избежать этого, установите четкие правила поведения. Это касается как формальных аспектов (присутствие, использование телефонов и т.д.), так и структуры высказываний. Например: «Мы принимаем только конструктивную критику. Свое мнение необходимо обосновать» или «Если хотим высказаться, мы ждем своей очереди, а не перебиваем коллег».
5. Плохой тайм-менеджмент
Одну и ту же координацию можно провести за 20 или за 40 минут — это зависит от того, сколько времени ей уделить (Закон Паркинсона в действии). Результат обсуждений никак не изменится, зато помимо деловых вопросов сотрудники начнут обсуждать последние новости (зачем торопиться, если есть целых 40 минут). Поэтому назначьте фасилитатора, который будет следить за временем и направлять дискуссию в нужное русло. Он также поможет разрешить конфликты, если они возникнут в ходе обсуждений.
6. Выбрано неподходящее время
Некоторые компании предпочитают устраивать координации утром, хотя именно утренние часы считаются наиболее продуктивными для работы. Лучше всего проводить совещания через час-два после обеда. Во-первых, к этому времени большинство сотрудников уже выполнили основную часть своей работы за день и могут уделить внимание совещанию, не отвлекаясь на задачи. Во-вторых, после обеда уровень энергии участников часто повышается, что способствует более продуктивному обсуждению и принятию решений.
Также проведение совещания в это время может помочь разорвать монотонность рабочего дня.
7. Совещание превращается в монолог
Если на встрече говорят только один или два человека, принимающих решения, остальные члены группы не понимают, а зачем их вообще позвали. Поэтому важно дать возможность высказаться каждому, кто хочет поделиться своим мнением. Если необходим односторонний доклад, стимулируйте аудиторию задавать вопросы, делиться идеями и комментариями во время выступления спикера (при условии, что это происходит в разумных пределах).
8. Нет плана действий по результатам совещания
Без конкретного плана действий решения так и останутся на бумаге. Фиксируйте все договоренности. Лучше всего делать это в формате таблицы, например, в том же Excel: «Что нужно сделать», «Ответственный», «Дедлайн». Позаботьтесь, чтобы все получили свою копию плана действий. Когда все записано и каждому ясно, что от него ожидается, повышается эффективность командной работы. Конкретика — это ваше все. Кроме того, письменное подтверждение соглашений может быть использовано в качестве доказательства в случае возникновения споров или недопониманий.
Также по теме
Координация работы и качество внутреннего взаимодействия персонала
Для успешного функционирования организации важна не только координация, но и то, насколько хорошо отлажено межфункциональное взаимодействие в компании. Можно сколько угодно направлять людей и раздавать им задачи, однако отдельные процессы в компании могут замедляться из-за неэффективного обмена информацией, конфликта интересов, недопониманию задач и целей. Поэтому дополнительно необходимо оценить качество внутренних взаимодействий. Сделать это можно с помощью онлайн-платформы Happy Service.
Сотрудники оценивают взаимодействие с подразделениями, с которыми работают, по трем критериям:
- Время процесса. Сюда входит и время реакции на заявку, и попадание в дедлайн.
- Качество результата. Это может быть полнота информации, отсутствие ошибок, соответствие ожиданиям внутреннего клиента.
- Готовность помочь. Насколько клиентоориентированными были коллеги из оцениваемого подразделения.
После завершения опроса система формирует понятные отчеты для каждого владельца процесса и руководителей в их личных кабинетах. Отчеты можно выгрузить «в 1 клик» в форматах PPT, PDF и Excel. Кроме того, встроенные рекомендации по улучшению метрик помогают оптимизировать процессы, а машинный анализ предложений внутренних клиентов обеспечивает ценную базу для принятия решений.
Отчеты Happy Service
В платформу также встроены алгоритмы поддержки изменений:
- личный кабинет для каждого владельца процесса;
- рейтинг проблем и определение приоритетов;
- рекомендации внутренних клиентов и методические рекомендации платформы и контроль их выполнения.
Резюме
Координация играет важную роль в функционировании организации, обеспечивая грамотное управление, гармоничное взаимодействие между различными частями компании и способствуя достижению общих целей и стратегических задач. Соблюдайте простые правила, тогда сотрудники перестанут скучать на совещаниях, так как они будут видеть ценность и смысл в участии в них. Кроме того, правильно организованные совещания стимулируют взаимодействие, способствуют обмену идеями и опытом, а также повышают уровень вовлеченности.
